POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES

1. INFORMACJE OGÓLNE

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisach internetowych:

• glambotprestige.pl,
• glambot-prestige.pl,

zwanych dalej łącznie „Serwisem”.

Dbamy o prywatność użytkowników Serwisu oraz bezpieczeństwo przekazywanych danych osobowych. Dane przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”.

2. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest:

Firma Handlowo Usługowa Tomasz Trepa
ul. Pawia 1 lok. 54
80-626 Gdańsk
NIP: 5831970850
REGON: 191508316

Kontakt z Administratorem:

E-mail: kontakt@glambotprestige.pl
Telefon: +48 720 819 819

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się za pomocą powyższych danych.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ w obecnym zakresie działalności nie zachodzi taki obowiązek.

3. JAKIE DANE MOŻEMY PRZETWARZAĆ?

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu oraz kontaktu z Administratorem możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwę firmy lub organizacji,
• dane do faktury,
• datę i miejsce wydarzenia,
• nazwę sali lub obiektu,
• rodzaj wydarzenia,
• przewidywaną liczbę uczestników,
• wybrany pakiet i czas obsługi,
• informacje o oczekiwanej personalizacji,
• treść wiadomości i historię korespondencji,
• dane zawarte w zawieranej umowie,
• adres IP urządzenia,
• informacje zapisywane w logach serwera,
• informacje o urządzeniu, systemie i przeglądarce,
• dane związane z ustawieniami plików cookies,
• wizerunek, głos oraz zachowanie osób występujących w materiałach nagrywanych podczas realizacji usługi Glambot.

Prosimy, aby za pomocą formularzy nie przekazywać danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o stanie zdrowia, przekonaniach religijnych, poglądach politycznych lub inne informacje, które nie są niezbędne do przygotowania oferty i realizacji usługi.

4. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH

Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie wyceny

Dane przekazane za pomocą formularza kontaktowego, formularza wyceny, poczty elektronicznej, telefonu lub komunikatora przetwarzamy w celu:

• udzielenia odpowiedzi,
• sprawdzenia dostępności terminu,
• przygotowania indywidualnej wyceny,
• przedstawienia zakresu usługi,
• prowadzenia rozmów przed zawarciem umowy.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy, a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i zapytań.

Rezerwacja i realizacja usługi

Dane klientów przetwarzamy w celu:

• rezerwacji terminu,
• zawarcia i wykonania umowy,
• ustalenia szczegółów wydarzenia,
• przygotowania stanowiska,
• personalizacji nagrań,
• przekazania gotowych materiałów,
• kontaktu organizacyjnego przed wydarzeniem i po jego zakończeniu.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Rozliczenia, faktury i dokumentacja księgowa

Dane klientów mogą być przetwarzane w celu:

• wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych,
• prowadzenia dokumentacji podatkowej,
• realizowania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

Ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przechowywane i wykorzystywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z zawartą umową, realizacją wydarzenia albo korzystaniem z Serwisu.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw.

Bezpieczeństwo i prawidłowe funkcjonowanie Serwisu

Dane techniczne, takie jak adres IP, data połączenia, informacje o urządzeniu oraz logi serwera, mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu,
• wykrywania błędów i nadużyć,
• ochrony przed atakami,
• prowadzenia diagnostyki technicznej,
• zapewnienia prawidłowego wyświetlania strony.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i sprawnego działania Serwisu.

Marketing własnych usług

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, jego dane mogą być przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych lub marketingowych za pomocą wskazanego kanału komunikacji.

Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika,
• właściwe przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

Jeżeli Serwis nie prowadzi newslettera ani nie wysyła materiałów marketingowych, dane nie są wykorzystywane do tego celu.

5. FORMULARZ KONTAKTOWY I FORMULARZ WYCENY

Za pomocą formularzy dostępnych w Serwisie możemy zbierać dane niezbędne do odpowiedzi na zapytanie oraz przygotowania oferty, w szczególności:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• rodzaj wydarzenia,
• termin wydarzenia,
• lokalizację,
• przewidywaną liczbę uczestników,
• oczekiwany czas obsługi,
• zakres personalizacji,
• treść dodatkowej wiadomości.

Pola oznaczone jako wymagane są niezbędne do obsługi zapytania. Niepodanie danych może uniemożliwić przesłanie formularza albo przygotowanie dokładnej oferty.

Przesłanie formularza nie oznacza automatycznego zawarcia umowy ani rezerwacji terminu.

6. NAGRANIA GLAMBOT I WIZERUNEK UCZESTNIKÓW

W ramach realizacji usługi Glambot mogą być utrwalane:

• wizerunek uczestników,
• głos uczestników, jeżeli jest rejestrowany,
• ruchy, pozy i zachowanie przed kamerą,
• elementy ubioru i wyglądu,
• wizerunek innych osób znajdujących się w kadrze,
• oznaczenie wydarzenia, data, imiona, logo albo inne elementy personalizacji.

Materiały są tworzone w celu wykonania zamówionej usługi oraz przekazania ich klientowi, organizatorowi albo uczestnikom wydarzenia.

W zależności od ustaleń dotyczących konkretnej realizacji:

• Administratorem danych uczestników może być Firma Handlowo Usługowa Tomasz Trepa,
• Administratorem może być organizator wydarzenia,
• Firma Handlowo Usługowa Tomasz Trepa może działać jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie organizatora.

Dokładny zakres odpowiedzialności stron powinien wynikać z umowy zawartej z klientem lub organizatorem.

Udział w nagraniu

Udział uczestnika w indywidualnym nagraniu Glambot powinien być dobrowolny. Osoba, która nie chce zostać nagrana, powinna mieć możliwość odmowy udziału.

W przypadku osób niepełnoletnich zgodę na udział w nagraniu i wykorzystanie wizerunku powinien wyrazić rodzic lub opiekun prawny, jeżeli jest ona wymagana.

Udostępnianie materiałów uczestnikom

Gotowe materiały mogą być przekazywane:

• klientowi zamawiającemu usługę,
• organizatorowi wydarzenia,
• osobie występującej w nagraniu,
• za pomocą uzgodnionego systemu cyfrowego, galerii, poczty elektronicznej, kodu QR lub innej ustalonej metody.

Osoba otrzymująca materiał nie powinna udostępniać go w sposób naruszający prawa, dobra osobiste lub prywatność innych osób.

Publikacja materiałów promocyjnych

Nagrania zawierające rozpoznawalny wizerunek uczestników nie będą wykorzystywane przez Administratora w celach promocyjnych, reklamowych ani publikowane w mediach społecznościowych wyłącznie na podstawie samego udziału w wydarzeniu.

Publikacja materiału w portfolio, reklamie, na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych wymaga odpowiedniej podstawy prawnej oraz, gdy jest to wymagane, odrębnego zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku.

Zgoda dotycząca publikacji wizerunku powinna wskazywać co najmniej cel oraz przewidywane miejsca wykorzystania materiału.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania materiału dokonanego przed jej cofnięciem.

7. ODBIORCY DANYCH

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:

• dostawcy hostingu i serwera,
• operatorowi poczty elektronicznej,
• dostawcy domen,
• firmie zapewniającej obsługę techniczną Serwisu,
• dostawcom systemów formularzy i zabezpieczeń,
• biuru rachunkowemu,
• kancelarii prawnej,
• dostawcom usług informatycznych,
• dostawcom przestrzeni dyskowej i systemów przekazywania materiałów,
• operatorom płatności – jeżeli płatności internetowe zostaną uruchomione,
• podwykonawcom uczestniczącym w realizacji wydarzenia,
• organizatorowi wydarzenia lub klientowi zamawiającemu usługę,
• uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora otrzymują dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im zadań.

8. MEDIA SPOŁECZNOŚCIOWE I SERWISY ZEWNĘTRZNE

Serwis może zawierać odnośniki do profili Glambot Prestige w mediach społecznościowych, takich jak Facebook, Instagram lub YouTube.

Kliknięcie zewnętrznego odnośnika powoduje przejście do serwisu zarządzanego przez jego operatora. Od tego momentu dane użytkownika mogą być przetwarzane zgodnie z polityką prywatności danego serwisu.

Samo umieszczenie zwykłego odnośnika do zewnętrznego profilu nie oznacza automatycznego przekazania danych Administratorowi tego serwisu przed kliknięciem, chyba że na stronie zastosowano aktywne wtyczki lub osadzone materiały.

Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane przez zewnętrzne serwisy internetowe.

9. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Niektóre narzędzia internetowe lub dostawcy usług mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie mechanizmów przewidzianych przez RODO, takich jak:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony,
• standardowe klauzule umowne,
• inne zabezpieczenia przewidziane przepisami prawa.

Zakres przekazywania danych zależy od narzędzi faktycznie wykorzystywanych przez Serwis.

10. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane:

• dane z zapytań, które nie doprowadziły do zawarcia umowy – przez okres niezbędny do obsługi zapytania, a następnie maksymalnie przez 12 miesięcy, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione prowadzonymi rozmowami lub ochroną przed roszczeniami,
• dane związane z zawartą umową – przez czas jej realizacji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń,
• dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami prawa,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania,
• dane techniczne i logi serwera – przez okres wynikający z konfiguracji hostingu i potrzeb związanych z bezpieczeństwem,
• nagrania i materiały z wydarzeń – przez czas uzgodniony z klientem albo niezbędny do montażu, przekazania materiałów, obsługi reklamacji i zabezpieczenia roszczeń,
• materiały publikowane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody albo ustania celu publikacji, z uwzględnieniem materiałów rozpowszechnionych zgodnie z prawem przed jej wycofaniem.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo pozostają zabezpieczone wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami.

11. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Osobie, której dane są przetwarzane, może przysługiwać prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu danych,
• dostępu do danych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• uzupełnienia niekompletnych danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej oraz okoliczności przetwarzania.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem:

E-mail: kontakt@glambotprestige.pl
Telefon: +48 720 819 819

Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.

12. PRAWO WNIESIENIA SKARGI

Jeżeli użytkownik uważa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa

Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg dostępne są na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

13. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do:

• przesłania formularza,
• uzyskania odpowiedzi,
• przygotowania wyceny,
• sprawdzenia dostępności terminu,
• zawarcia i wykonania umowy,
• wystawienia dokumentów księgowych,
• przekazania gotowych materiałów.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie powyższych czynności.

14. ZAUTOMATYZOWANE DECYZJE I PROFILOWANIE

Dane przekazywane w formularzach kontaktowych i formularzach wyceny nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Jeżeli w przyszłości Serwis zacznie wykorzystywać narzędzia reklamowe umożliwiające profilowanie użytkowników, nastąpi to wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody, a Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana.

15. PLIKI COOKIES

Serwis może wykorzystywać pliki cookies, czyli niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony.

Cookies mogą być wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu,
• utrzymania bezpieczeństwa,
• zapamiętania ustawień użytkownika,
• obsługi formularzy,
• zapamiętania decyzji dotyczącej cookies,
• tworzenia anonimowych statystyk – jeżeli narzędzia analityczne są aktywne,
• prowadzenia działań reklamowych – wyłącznie jeżeli takie narzędzia są aktywne i użytkownik wyrazi wymaganą zgodę.

16. RODZAJE PLIKÓW COOKIES

W Serwisie mogą występować:

Cookies niezbędne

Są potrzebne do prawidłowego działania strony, formularzy, zabezpieczeń i mechanizmu zarządzania zgodami. Ich stosowanie nie wymaga zgody w zakresie, w jakim są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika.

Cookies funkcjonalne

Pozwalają zapamiętać wybrane ustawienia i dostosować działanie strony do preferencji użytkownika.

Cookies analityczne

Pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony, które podstrony odwiedzają oraz czy występują błędy techniczne.

Jeżeli cookies analityczne nie są niezbędne do działania Serwisu, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody.

Cookies marketingowe

Mogą służyć do mierzenia skuteczności reklam, tworzenia grup odbiorców oraz dopasowywania komunikatów reklamowych.

Cookies marketingowe są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika.

17. ZARZĄDZANIE PLIKAMI COOKIES

Podczas pierwszej wizyty w Serwisie użytkownik może otrzymać możliwość:

• zaakceptowania wszystkich cookies,
• odrzucenia cookies opcjonalnych,
• wybrania określonych kategorii,
• zmiany ustawień zgody.

Zgodę na opcjonalne pliki cookies można w dowolnym momencie wycofać za pomocą ustawień cookies dostępnych w Serwisie.

Użytkownik może również zarządzać cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Ograniczenie niezbędnych plików cookies może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych elementów strony.

18. NARZĘDZIA ANALITYCZNE I REKLAMOWE

Jeżeli Serwis korzysta z Google Analytics, Meta Pixel, Google Ads lub podobnych narzędzi, powinny być one uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

Narzędzia te mogą zbierać między innymi:

• adres IP,
• identyfikatory internetowe,
• dane o urządzeniu i przeglądarce,
• informacje o odwiedzanych podstronach,
• źródło wejścia na stronę,
• dane o wykonanych działaniach, takich jak przesłanie formularza lub kliknięcie przycisku.

Szczegółowa lista aktywnych narzędzi powinna być dostępna w panelu zarządzania zgodami na pliki cookies.

Jeżeli wymienione narzędzia nie są zainstalowane w Serwisie, dane nie są za ich pomocą zbierane.

19. OSADZONE MATERIAŁY

Podstrony Serwisu mogą zawierać osadzone materiały, takie jak:

• filmy,
• mapy,
• posty z mediów społecznościowych,
• galerie,
• formularze zewnętrzne.

Osadzone treści mogą zachowywać się tak, jakby użytkownik odwiedził bezpośrednio stronę ich dostawcy. Dostawca może zbierać dane, stosować cookies albo rejestrować interakcje użytkownika.

Materiały wymagające opcjonalnych cookies powinny zostać zablokowane do czasu wyrażenia odpowiedniej zgody.

20. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed:

• utratą,
• nieuprawnionym dostępem,
• ujawnieniem,
• zmianą,
• zniszczeniem,
• wykorzystaniem niezgodnym z przeznaczeniem.

Połączenie z Serwisem powinno być zabezpieczone certyfikatem SSL. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do wykonania określonych zadań.

Żadna metoda przesyłania danych przez Internet nie gwarantuje jednak całkowitego bezpieczeństwa.

21. STRONY ZEWNĘTRZNE

Serwis może zawierać odnośniki do innych stron internetowych. Administrator nie odpowiada za ich zawartość ani zasady ochrony prywatności.

Po przejściu do serwisu zewnętrznego użytkownik powinien zapoznać się z jego własną polityką prywatności.

22. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

Polityka może być aktualizowana w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• uruchomienia nowych funkcji Serwisu,
• wdrożenia nowych narzędzi analitycznych lub reklamowych,
• zmiany sposobu świadczenia usług,
• zmiany dostawców technologicznych,
• zmiany sposobu przetwarzania nagrań i wizerunku uczestników.

Aktualna wersja Polityki będzie publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.

23. KONTAKT

W razie pytań dotyczących Polityki prywatności lub przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:

Firma Handlowo Usługowa Tomasz Trepa
ul. Pawia 1 lok. 54
80-626 Gdańsk
NIP: 5831970850
REGON: 191508316

E-mail: kontakt@glambotprestige.pl
Telefon: +48 720 819 819